Übersichtliche Ablage: Es lohnt sich Dokumente zu digitalisieren

Die Ablage aus Papier hat zunehmend ausgedient. Dank der Digitalisierung und insbesondere durch das Auftauchen der Corona Pandemie wurde das gewaltige Potenzial erkannt, was hinter einer digitalen Ablage steckt. Einerseits bietet es Unternehmen die Möglichkeit, auf eine umweltfreundliche Methode zurückzugreifen, die Ablage wird übersichtlicher und nicht zu vergessen sind effizientere Geschäftsprozesse, die aus einer digitalen Ablage resultieren. Welche Vorteile diese Unternehmen bietet, soll im Anschluss genauer erläutert werden.

Was wird unter der Digitalisierung der Ablage eigentlich verstanden?

Ursprünglich sind sämtliche Dokumente in Papierform vorhanden. Personalakten werden in Papierform abgelegt, Rechnungen in Ordnern abgeheftet und auch andere Dokumente finden sich in zahlreichen Ordnern wieder. Im Zuge der Digitalisierung werden diese Dokumente gescannt oder abfotografiert und im Anschluss im Computer in einem Ordner angelegt. Gerade Scanner können dabei mit vielen Schnittstellen verbunden werden, die eine schnelle Übertragung und Ablage möglich machen. Aber es können auch verschiedene Software-Programme eingesetzt werden, die noch effizienter arbeiten. So können ganze Personalakten problemlos digital durch ein entsprechendes Programm abgespeichert werden. Darüber hinaus sind die Programme so konzipiert, dass zuständige Facharbeiter Zugriffe auf die Dokumente haben und diese dementsprechend verwalten können.

Die Vorteile, die mit einer Digitalisierung verbunden sind

Wollen Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren, profitieren sie von zahlreichen Vorteilen. Informationen sind damit schnell und ortsunabhängig verfügbar und können schnell abgerufen werden und das ohne großen Zeitverlust. Dokumente können durch ein entsprechendes Programm so abgelegt werden, dass die zuständigen Mitarbeiter Zugriff erhalten und diese bearbeiten können. Die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern kann erheblich erleichtert werden. Wird beispielsweise der Recruiting-Prozess digital gehalten, können in den Unterlagen Bemerkungen hinterlassen werden. Involvierte Mitarbeiter wissen dabei sofort, auf welchem Stand der Prozess ist. Das gilt für andere Fachbereiche auch sämtliche Prozesse sind damit jederzeit nachverfolgbar und der ganze Informationsaustausch kann transparent gestaltet werden.

Dokumente digitalisieren, bedeutet auch eine erhebliche Kostenersparnis und Einsparungen von Platz. Digitale Dokumente müssen lediglich digital abgespeichert werden, ein zusätzlicher Raum im Büro ist nicht notwendig. Damit können Aktenschränke und Papierberge um ein Vielfaches reduziert werden. Schließlich führt dieser Prozess dazu, dass Inhalte automatisch erkannt werden können, sie automatisch richtig zugeordnet werden und richtig archiviert werden können. Geld, das bisher in Büromaterial investiert werden musste, um die Dokumente zu verwalten kann nun gespart werden. Zu diesen Kosten zählen Anschaffungen wie Aktenschränke, Kopierpapier und die Toner für den Drucker.

Fazit:

Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich voran und somit werden Dokumente aus Papier zunehmend durch digitale Dokumente ersetzt. Der ganze Prozess geht einher mit einer eheblichen Kosten- und Zeitersparnis, da er effiziente Geschäftsprozesse ermöglicht. Für die Digitalisierung stehen dabei viele Programme zur Verfügung, die ein nahtloses Zusammenarbeiten ermöglichen.